Аутсорсинг или собственная бухгалтерия

При создании организации любой формы собственности одним из первых встает вопрос о составлении и сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности.

 

На сегодняшний день финансовый учет на предприятии можно организовать двумя способами:

 

- это создание собственной бухгалтерской службы;

 

- или передача учета сторонним организациям, специализирующимся на оказании бухгалтерских услуг, то есть, это возможность перепоручить учет всех финансовых вопросов бухгалтерской организации.

 

Аутсорсинг бухгалтерского учета (от англ. outsourcing: внешний источник) как услуга прочно вошла в деловую практику российского бизнеса, не только за счет оптимального соотношения «цена-качество», но и за счет множества дополнительных преимуществ.

 

Какие компании чаще всего применяют бухгалтерский аутсорсинг?

Так что же лучше? Создать собственную бухгалтерскую службу или передать бухгалтерский учёт на аутсорсинг? Ответить на этот вопрос поможет небольшой сравнительный анализ:

 

Оплата труда высококвалифицированного штатного бухгалтера достаточно высока, поэтому, пользуясь услугами сторонней организации, вы снижаете затраты по оплате труда бухгалтерии. При этом не следует забывать и о том, что в аутсорсинговой компании услуги оказывают высококвалифицированные специалисты по бухгалтерскому учету и налогообложению, поэтому у вас снижается риск неправильности отражений операций в бухгалтерском учете и искажения отчетности, соответственно снижается и вероятность неверного исчисления налоговых платежей.

 

В таких компаниях обычно работают очень мобильные специалисты в плане освоения чего-либо нового. И это связано в первую очередь с тем, что бухгалтерские компании обслуживают многие фирмы, каждая из которых уникальна в своей деятельности, в своей специфике. Здесь всегда есть накопленные в процессе работы методические материалы, регламентирующие ведение учета большинства видов хозяйственной деятельности. К тому же специалисты, когда они собраны в одном месте, могут всегда обменяться своими мнениями, знаниями, накопленным опытом.

 

Поэтому, пока ваш бухгалтер будет тратить время на самостоятельное изучение либо на поиск и посещение нужного семинара, а вы будете тратить деньги на оплату этого семинара, специалисты бухгалтерской компании уже начнут вести бухгалтерский учет деятельности вашей компании. А все потому, что уже подобраны необходимые методические материалы, выявлены и решены проблемные вопросы, которые уже возникали у компаний с похожей спецификой, а кто-либо из специалистов этой компании уже посетил специализированные семинары и поделился знаниями со своими коллегами.

 

Так же не маловажно высвобождение времени руководства. Любой директор, осознавая всю полноту ответственности и важность операций по учету в организации, вынужден постоянно контролировать ход работы бухгалтерии и качество обслуживания. Воспользовавшись услугами аутсорсинга, руководитель может не беспокоиться о качестве, точности и полноте бухгалтерского учета, оказании услуг по ведению документооборота компании, а сосредоточиться (помимо учета) на решении более важных стратегических проблем. Подобный подход оказывается максимально эффективным, особенно для современных бизнес-реалий.

 

Использование в работе лицензионного программного обеспечения также является дополнительной гарантией надежности в работе компании. Как правило, в бухгалтерских компаниях техническое оснащение находится на хорошем уровне и обеспечивает высокую надежность работы вычислительной и офисной техники, современный уровень связи с клиентами.

 

Следует учесть, что расходы на содержание собственной бухгалтерии зачастую выше, чем стоимость бухгалтерского обслуживания в специализированной организации. Ведь при создании бухгалтерской службы компания несет расходы по аренде дополнительного помещения, организации рабочих мест, приобретению и поддержке программных продуктов, закупке канцелярских товаров и т.д.

 

При аутсорсинге не нужно оборудовать рабочие места, приобретать специальное программное обеспечение (1С Предприятие, Консультант плюс, Гарант и др.), литературу и повышать квалификацию работников финансовой службы. Опять-таки сокращение затрат.

 

Преимуществом же собственной бухгалтерской службы является близость ее местонахождения, что позволяет оперативно получать информацию, составлять документы, решать неотложные проблемы.

 

При передаче ведения бухгалтерского учета в стороннюю организацию обработка первичных документов и ведение учета будут осуществляться в основном офисе этой организации. Это может затруднить решение оперативных задач.

 

Уменьшение финансовых рисков из-за некачественного бухгалтерского обслуживания. По закону ответственность за нарушение законодательства о бухгалтерском учете лежит на руководителе организации. Он в свою очередь при выявлении нарушений и наложении на организацию штрафных санкций может привлечь к ответственности бухгалтера - в рамках законодательства о труде. Но чаще всего сумма штрафных санкций превышает эти рамки. К тому же бухгалтер может внезапно уволиться по собственному желанию. Руководитель организации в этом случае несет серьезные финансовые и моральные потери.

 

В свою очередь, договор со специализированной организацией позволяет установить ответственность исполнителя за качество предоставляемых услуг. Как правило, это ответственность за своевременность предоставления отчетов в контролирующие органы, за правильность начисления налогов, за соответствие ведения бухгалтерского и налогового учетов действующему законодательству. В этом случае руководитель организации при нарушении условий договора может потребовать возмещения убытков, вызванных действиями бухгалтерской компании.

 

Еще одним плюсом работы со сторонней бухгалтерской службой является непрерывность рабочего процесса. Штатным сотрудникам необходимо предоставлять отпуск, тогда как компания-аутсорсер работает постоянно.

 

Очень важна в работе любого предприятия  конфиденциальность. Почти каждый сотрудник в той или иной степени является носителем коммерческих секретов компании. С развитием бизнеса вопросы безопасности становятся все более актуальными. Бытует мнение, что в этом отношении собственный бухгалтер надежнее, чем работник чужой компании. Однако жизненные ситуации подчас непредсказуемы. И практика показывает, что именно бухгалтер (тем более - бывший бухгалтер), обиженный за что-то на своего работодателя, может являться информационным источником для внешних заинтересованных лиц.

 

Все затраты на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонней организацией сокращают налоговую базу организации согласно Налогового кодекса РФ.

 

Итак, подведем итоги и коротко обозначим все плюсы и минусы в области аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета:

 

+ сокращение затрат на ведение бухгалтерского учета;

 

+ повышение качества данных;

 

+ концентрация управленческих усилий на основной деятельности;

 

+ минимизация рисков штрафных санкций со стороны налоговых органов;

 

+  конфиденциальность.

 

- необходимость разграничения управленческого учета и бухгалтерского на предприятии, что на данный момент осуществляется на большинстве российских предприятий малого и среднего бизнеса;

 

- индивидуальные особенности отраслевой специфики, которые иногда не позволяют эффективно использовать аутсорсинг бухгалтерского учета на предприятии.

 

В заключение приведем анализ сравнения стоимости содержания собственного отдела бухгалтерского учета на предприятии и аутсорсинга бухгалтерского учета на примере торговой организации, сферой деятельности которой является оптовая торговля:

 

Из приведенных данных видно, что экономия за первый год работы исследуемого предприятия составила около 580 тыс. рублей, а в последующем  от 240 тыс. рублей в год.

 

Как выбрать бухгалтера-аутсорсера?

 

Очень важно правильно выбрать поставщика услуг, который обеспечит качественный и высококвалифицированный аутсорсинг.

 

Оценить профессионализм аутсорсера можно получив рекомендации от клиентов будущего поставщика услуг, или произведя самостоятельную оценку в процессе переговоров.

 

Прочитайте договор бухгалтерского аутсорсинга, уточните, за что несет ответственность аутсорсер, и насколько бухгалтерский аутсорсинг гарантирует конфиденциальность вашей информации.

 

Обратите внимание на расценки на подобные услуги на рынке аутсорсинга бухгалтерского учета.

 

Резюмируя, можно посоветовать потенциальному заказчику перед принятием решения об использовании аутсорсинга бухгалтерских услуг четко определить, какие функции он хочет передать на аутсорсинг.

 

Если решение о привлечении принято, то в договоре необходимо отразить собственные требования, гарантии и порядок взаимодействия с бухгалтерской компанией. Ну и, конечно, посчитать экономический эффект, который должен выражаться в экономии не менее 20 % от соответствующих затрат до привлечения аутсорсера.

 

 

 

Надеемся, что в результате обдуманного решения, мы с Вами встретимся. Доверьте ведение бухгалтерии профессионалам!

 

 

 

 

С уважением,

 

ведущий эксперт  консалтинговой компании «БухЭксперт»

 

Нагорных А.М.

 

 

 

07.05.2010